Sie lernen, Abrechnungen aus den Stammdaten erzeugen zu lassen
Im Kurs üben Ihre Mitarbeitenden an echten, bereits abgeschlossenen Perioden, wie ein Assistent aus Stamm- und Bewegungsdaten die Abrechnungsdokumente je Mitarbeiterin und Mitarbeiter im benötigten Format erstellt — und wie man das Ergebnis Zeile für Zeile prüft, statt ihm blind zu vertrauen. Nicht Theorie über KI, sondern Ihre eigene Lohnverrechnung als Übungsmaterial.
Wichtig ist die Reihenfolge, die ebenfalls Teil des Kurses ist: Erst wird geklärt, welche — besonders sensiblen — Personal- und Gehaltsdaten überhaupt in ein externes Werkzeug dürfen und welche nicht.
Sie prüfen gegen einen Lauf, den Sie schon kennen
Der verlässlichste Test ist eine Periode, deren Ergebnis feststeht. Sie lassen den Assistenten eine bereits abgerechnete Periode nachbauen und vergleichen Dokument für Dokument mit dem, was Ihre Lohnverrechnung erstellt hat. So sehen Sie schwarz auf weiß, wo er trägt und wo nicht — bevor er an einer laufenden Periode zum Einsatz kommt.
So entsteht kein blindes Vertrauen, sondern ein geprüfter Ablauf, den Sie selbst aufgebaut haben.
Am Ende steht ein Ablauf, der bleibt
Die letzten Einheiten bauen den Ablauf an Ihren echten Daten zusammen: von den Stammdaten über die Dokumente im Behördenformat bis zur Kontrolle und Freigabe. Sie gehen nicht mit Notizen aus dem Kurs, sondern mit einem funktionierenden Ablauf, den Ihre Lohnverrechnung eigenständig weiterführt — die fachliche Verantwortung bleibt dabei immer bei Ihnen.
So funktioniert das in der Praxis
- 1
Sie stellen die Stamm- und Bewegungsdaten der Periode bereit.
Gehälter, Zulagen, Abwesenheiten — so, wie sie ohnehin vorliegen.
- 2
Der Assistent erzeugt die Dokumente je Mitarbeiterin und Mitarbeiter.
In dem Format, das für die Meldung an Finanzamt und ÖGK nötig ist.
- 3
Sie prüfen gegen den Vorlauf.
Abgleich Dokument für Dokument — die fachliche Freigabe bleibt bei der Lohnverrechnung.
- 4
Die geprüften Unterlagen gehen in die Meldung und ins Archiv.
Ohne manuelles Abtippen in jedes einzelne Formular.
In einem Test wurde ein selbst gebauter Lohn-Assistent auf einer bereits abgeschlossenen Abrechnungsperiode erprobt: Er erstellte für alle Mitarbeitenden die Dokumente in genau dem Format, das für die Behördenmeldung nötig ist — auf den Cent genau. Der Abgleich mit der von Hand erstellten Abrechnung ergab eine Eins-zu-eins-Übereinstimmung. Der Gewinn liegt nicht darin, die Verantwortung abzugeben, sondern darin, den wiederkehrenden Teil in Minuten statt Stunden vorzubereiten — und ihn anschließend belegbar zu prüfen.
Illustratives Beispiel zur Veranschaulichung.
Was Ihr Team mitnimmt
- Einen selbst gebauten Ablauf für Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Behördenformat
- Eine Prüfroutine: neue Läufe gegen eine bekannte Periode abgleichen
- Klare Regeln, welche Gehalts- und Personaldaten DSGVO-konform verarbeitet werden dürfen
- Die fachliche Kontrolle und Freigabe bleibt vollständig im Haus
Alternativen im Vergleich
| Weg | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Allein mit ChatGPT & Co. ausprobieren | Kostenlos, sofort verfügbar | Kein Bezug zu Ihrem Abrechnungsformat, sensible Gehaltsdaten ungeschützt |
| Neue Lohnsoftware einführen | Löst die Abrechnung strukturell | Hoher Umstellungsaufwand, ersetzt nicht Kontrolle und Sonderfälle |
| Lohnverrechnung komplett auslagern | Wenig eigener Aufwand | Wissen und Kontrolle liegen außer Haus, laufende Kosten |
| Avalix Firmenpaket | Arbeit an Ihren echten Perioden, geprüfter Ablauf bleibt im Haus | Erfordert Zeit vom Team über 4 Wochen |
Vorteil
Kostenlos, sofort verfügbar
Nachteil
Kein Bezug zu Ihrem Abrechnungsformat, sensible Gehaltsdaten ungeschützt
Vorteil
Löst die Abrechnung strukturell
Nachteil
Hoher Umstellungsaufwand, ersetzt nicht Kontrolle und Sonderfälle
Vorteil
Wenig eigener Aufwand
Nachteil
Wissen und Kontrolle liegen außer Haus, laufende Kosten
Vorteil
Arbeit an Ihren echten Perioden, geprüfter Ablauf bleibt im Haus
Nachteil
Erfordert Zeit vom Team über 4 Wochen
Kein Frontalvortrag über KI: In acht Einheiten à vier Stunden lernt und übt Ihr Team an den eigenen Daten — bis am Ende ein Werkzeug steht, das im Betrieb bleibt und das Ihr Team selbst weiterführt. Als Firmenpaket für Ihr Team (bis 6 Personen, 8.900 € netto) oder als Einzelplatz im offenen Kurs (1.900 € / Platz).
Übernimmt die KI die Abrechnung eigenständig?
Nein — und das ist Absicht. Der Assistent bereitet die Dokumente vor; die Prüfung und die fachliche Freigabe bleiben vollständig bei Ihrer Lohnverrechnung. Sie entscheiden, was rausgeht.
Dürfen Gehalts- und Personaldaten in solche Werkzeuge?
Gehaltsdaten zählen zu den besonders schützenswerten Daten. Genau das klärt der Kurs: welche Daten unbedenklich sind, welche im Haus bleiben müssen und wie Sie rechtssicher nach DSGVO und AI Act arbeiten.
Wie stellen wir sicher, dass die Zahlen stimmen?
Indem Sie zuerst eine bereits abgeschlossene Periode nachrechnen lassen und Dokument für Dokument vergleichen. Erst wenn das trägt, kommt der Ablauf an einer laufenden Periode zum Einsatz — mit Kontrolle bei jedem Lauf.
Was ist mit Sonderfällen — Nachzahlungen, variable Bezüge, Ein- und Austritte?
Solche Fälle bauen Sie im Kurs bewusst an Ihren echten Daten ab, statt an einem Standardmonat. Wo ein Fall zu speziell ist, bleibt die manuelle Bearbeitung — der Kurs zeigt, wo die Grenze sinnvoll liegt.
Müssen wir dafür programmieren?
Nein. Es werden bestehende Werkzeuge ohne Code genutzt — der Kurs setzt bei Ihren Daten und Dokumenten an, nicht bei einer Programmiersprache.